برای استفاده و عضویت در کتابخانه انجام مراحل ذیل ضروری است و رعایت آن از سوی همۀ اعضای کتابخانه شامل اعضای هیأت علمی و پژوهشگران پژوهشگاه، قضات و کارکنان اداری قوه قضائیه و استفاده کنندگان شامل وکلا و کارشناسان حقوقی، اساتید، فارغ‌التحصیلان و دانشجویان کارشناسی ارشد و بالاتر، پژوهشگران برون سازمانی و مراجعه کنندگان آزاد، لازم است.
- ثبت نام در پورتال کتابخانه
برای عضویت در کتابخانه، ابتدا باید در پورتال کتابخانه ثبت نام کنید. پس از تأیید درخواست ثبت نام توسط مدیر سیستم، فرم درخواست عضویت را کامل کنید. قابل توجه است که حتما برای نام کاربری پورتال، از کدملی استفاده شود.
- تکمیل فرم عضویت
- با نام کاربری و کلمه عبور خود، وارد پورتال شده و در قسمت درخواست عضویت، فرم عضویت(فرم درخواست عضویت سیستم گردش امانات (در صورتی که قبلا عضو سیستم گردش امانت نشده اید) مربوطه را کامل نمایید؛
- در فرم عضویت حتما نوع عضویت (درون/برون سازمانی) مشخص شود؛ قابل توجه است که اعضای درون سازمانی شامل تمامی افرادی می‌شود که شماره پرسنلی دارند؛
- اطلاعات فردی درخواستی مربوط به تمامی فیلدهای ستاره‌دار و غیرستاره‌دار به طور کامل وارد شوند؛
- اعضای هیأت علمی و پژوهشگران برون سازمانی باید علاوه بر تکمیل اطلاعات فردی مدارکی مانند تصویر کارت ملی، آخرین مدرک تحصیلی و عکس پرسنلی خود را ضمیمه فرم عضویت نمایند؛
- همکاران قضایی و کارکنان اداری قوه‌قضائیه باید علاوه بر تکمیل اطلاعات فردی، شماره پرسنلی و پست سازمانی خود را به همراه عکس پرسنلی جهت احراز هویت ارسال نمایند؛
- تمامی اعضا و استفاده‌کنندگان از پورتال کتابخانه می‌توانند از طریق کتابخانه دیجیتال، کتاب‌های لاتین و اسناد حقوقی الکترونیکی را جستجو و مشاهده نمایند. برای دانلود کتاب‌های لاتین الکترونیکی باید درخواست خود را برای دریافت نام کاربری با سطح دسترسی کامل به کتابخانه اعلام نمایند؛
مدارک موردنیاز مراجعه حضوری
- ارائه کارت شناسایی معتبر توسط قضات و کارکنان اداری قوه قضائیه؛
- ارائه حکم کارگزینی یا معرفی‌نامه از اموراداری پژوهشگاه توسط پژوهشگران و کارکنان قراردادی؛
تبصره 1 : استفاده از منابع در محیط کتابخانه محدودیتی ندارد؛
تبصره 2 : کلیه اعضا موظفند هرگونه تغییر در وضعیت شغلی و یا سازمانی و یا نشانی خود را حداکثر ظرف مدت دو هفته به اطلاع واحد امانت کتابخانه برسانند؛
تبصره 3 : اعضای کتابخانه تا هنگامی که مدرکی مبنی بر قطع رابطه استخدامی یا همکاری آنان ارائه نشود، عضو کتابخانه محسوب می‌شوند.
- تسویه حساب
اعضاء کتابخانه در صورت قطع رابطه استخدامی یا همکاری پژوهشی موظفند با کتابخانه پژوهشگاه تسویه حساب نمایند و تمامی منابعی را که به امانت برده‌اند، به کتابخانه برگردانند.
تبصره1: لازم است معاونت اجرایی پژوهشگاه و روسای پژوهشکده‌ها هنگام قطع رابطه استخدامی یا همکاری پژوهشی، و پیش از تسویه حساب نهایی، فرم گواهی تسویه امانت کتابخانه را نیز دریافت نمایند.
تبصره2: اعضای خارج از پژوهشگاه تا هنگام اعتبار کارت شناسایی / عضویت می‌توانند از منابع کتابخانه استفاده کنند.